Provavelmente você já deve ter perdido mais tempo do que precisava procurando por um documento que você tem digitalizado, seja um documento de um cliente que você já escaneou para anexar a um processo ou mesmo aquele modelo de petição que você sabe que tem, mas que não consegue localizar.
Uma boa gestão dos documentos vai evitar esses problemas. Siga essas dicas e nunca mais fique perdido tentando localizar um arquivo em seu computador:
- Muitos documentos físicos que você recebe não precisam ser armazenados em formato físico. Sendo assim, é possível digitalizar e armazenar em arquivos no seu computador, organizando em pastas e categorias para facilitar o acesso. Aqui também é importante definir regras de padronização, montando pastas de arquivos para cada cliente.
- Uma boa ideia para organizar suas petições é colocar no nome do arquivo o NOME DO CLIENTE, NÚMERO DO PROCESSO, OBJETO e o TIPO DE PETIÇÃO. O nome do arquivo, por exemplo, poderia ser: “Apelação – Danos morais, culpa concorrente - 0099999-99.2020.8.06.0001 - João da Silva x Empresa X”, isso facilitará em muito a busca em um momento posterior.
- O mesmo sistema pode ser adotado para os documentos digitalizados do seu cliente, como por exemplo: “Procuração – Ação de danos morais - João da Silva x Empresa X”. Lembrando que os documentos físicos que possuem assinaturas ou os originais de documentos importantes devem ser preservados em sua versão física, para o caso de serem contestadas a sua assinatura ou autenticidade.
- Faça backup de todos os seus arquivos, evitando a perda documentos importantes. É possível fazer isso através de um pendrive, HD Externo ou em ferramentas de armazenamento em nuvem e, lembre-se, tenha sempre mais de um local onde armazena seus arquivos.
Com uma boa gestão de documentos você consegue otimizar o processo de buscas, ganha tempo e evita a perda de informações importantes.
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